ادارة المشتريات والمخازن التي تعد من أهم الإدارات الخاصة بالشركات حيث تقدم الكثير من الوظائف الهامة، حيث تساهم تلك الإدارة في توفير جميع المستلزمات التي تتعلق بالإنتاج وتضمن سير العمل بصورة دقيقة، لذلك تظهر الحاجة إلى تلك الإدارة مع تطويرها بصورة مستمرة للحصول على أفضل أداء، وفي سبيل انتظام سير العمل ومنع الارتباكات التي تساهم في إعاقة سير العمل في الشركة نجد أن الأقسام الخاصة بتلك الإدارة تعمل بصورة مترابطة للحصول على أفضل النتائج.

ادارة المشتريات والمخازن

عند البحث عن تعريف ادارة المشتريات والمخازن نجد أنها جزء أساسي من عمليات إدارة الأعمال حيث ينصب تركيزها على إدارة وتنظيم العمليات التي تتعلق بشراء المواد والسلع وتخزينها وإدارتها بكفاءة لضمان توفير الموارد اللازمة للشركة أو المؤسسة، لذلك تهتم الشركة بتعيين المسؤولين المتخصصين في هذا المجال حتى تستطيع الوصول إلى الأداء المطلوب والحصول على ما تتطلبه الشركة من مشتريات وتخزينها بالصورة الملائمة.

إدارة المشتريات ما هي؟

تعتمد إدارة المشتريات على تحليل احتياجات الشركة من المواد والسلع وتخطيط عمليات الشراء بناًء على هذه الاحتياجات، كما تقوم باختيار الموردين الذين يقدمون المنتجات بجودة عالية وبأسعار تنافسية، مع التفاوض مع الموردين للحصول على شروط وأسعار ملائمة والقيام بإصدار طلبيات الشراء ومتابعة تنفيذها.

إدارة المخازن ما هي؟

في سبيل توضيح أهمية ادارة المشتريات والمخازن نجد أن الأخيرة تقوم بتنظيم وتخزين المواد والسلع بطريقة منظمة وفعالة بالإضافة إلى متابعة المستودعات وتحديد مستويات الكميات المخزنة وضمان توافر الموارد عند الحاجة ومراقبة جودة المواد والسلع للتأكد من أنها تلبي المعايير المحددة وإعداد تقارير دورية حول مستويات المخزون وأداء العمليات.

مهام إدارة المشتريات

تؤدي إدارة المشتريات في المؤسسات المختلفة العديد من المهام والتي يكون أهمها كالتالي:

• تحليل احتياجات المؤسسة من المواد والخدمات وتحديد الكميات المطلوبة.
• وضع استراتيجيات خاصة بعمليات الشراء وفقًا لاحتياجات الشركة.
• البحث عن الموردين الملائمين لطبيعة الاحتياجات وتقييمهم وفقًا للمعايير المختلفة مثل الجودة والسعر وفترة التسليم.
• التفاوض على شروط العقود والأسعار مع الموردين لضمان الحصول على الصفقات الأفضل.
• إصدار الأوامر أو الطلبيات الرسمية الخاصة بالموردين مع ضمان تنفيذها بشكل صحيح.
• متابعة تنفيذ العقود والالتزام بالشروط المحددة.
• متابعة أداء الموردين وتقييمهم بانتظام للحصول على أفضل نتائج.

مهام إدارة المخازن

بجانب التعرف على ادارة المشتريات والمخازن نذكر أن هناك العديد من المهام التي تختص بها إدارة المخازن وهي كالتالي:

• تنظيم وتخزين المواد بطريقة فعالة ومنظمة.
• متابعة مستويات المخزون وضمان توافر الموارد عند الحاجة.
• القيام بتنظيم وإدارة عمليات المستودع بما في ذلك استلام وتخزين وشحن المواد.
• تحديد متطلبات إعادة توريد المواد وإجراء الطلبات اللازمة.
• مراقبة جودة المواد للتأكد من توافقها مع المعايير المحددة من قبل الشركة.
• تقديم تقارير دورية حول أداء عمليات المخازن وتحديد الفرص الخاصة بتحسين الكفاءة.
• استخدام نظم متطورة للمعلومات والتكنولوجيا لتحسين إدارة المخازن.
• مراقبة وتحليل التكاليف التي تتعلق بعمليات التخزين وتوفير الإمدادات.

أهداف إدارة المشتريات والمخازن

تحقق ادارة المشتريات والمخازن العديد من الأهداف والتي يكون أهمها كالتالي:

• تحقيق أفضل قيمة ممكنة من خلال عمليات الشراء عن طريق التفاوض الفعال مع الموردين وتحديد شروط ملائمة للشركة.
• تحسين تدفق المواد والمعلومات عبر سلسلة الإمداد الخاصة بضمان توافر الموارد في الوقت المناسب.
• توفير المواد والسلع بكميات كافية وبالجودة المطلوبة لضمان استمرارية العمليات المختلفة.
• مراقبة وتحسين جودة المواد والسلع التي يتم شراؤها لضمان تلبية المعايير المطلوبة.
• القيام بعمليات الشراء والتخزين بتكلفة أقل بدون أي تأثير سلبي على جودة المواد والخدمات.
• تحسين عمليات إدارة المخزون لتقليل التكلفة مع تحسين استخدام المساحة وتقليل المخزون الزائد.
• تقليل نسبة المخاطر التي تتعلق بانقطاع التوريد أو التغيرات التي تحدث في أسعار المواد من خلال التخطيط السليم والتحليل الاستراتيجي.
• تعزيز التعاون ودعم العلاقات الجيدة مع الموردين.
• الالتزام بالقوانين والمعايير البيئية والأخلاقية في عمليات الشراء والتخزين.

أقسام إدارة المشتريات والمخازن

تضم ادارة المشتريات والمخازن العديد من الأقسام الهامة وتكون كالتالي:

• قسم التخطيط والتحليل الذي يقوم بتحليل احتياجات الشركات من المواد والسلع مع تطوير استراتيجيات الشراء وفقًا لتحليل السوق والاحتياجات المختلفة.
• كما يتواجد قسم الشراء  الذي يتولى مهمة اختيار الموردين المناسبين وإجراء عمليات الشراء الضرورية ويتفاوض مع الموردين بشأن الشروط والأسعار والجداول الزمنية.
• قسم العقود والمفاوضات المختص بإدارة عمليات إعداد العقود بين المؤسسة والموردين ويشرف على عمليات التفاوض للتأكد من الامتثال للشروط المحددة من قبل الشركة.
• كذلك نجد قسم متابعة الأداء الذي يتولى مراقبة وتقييم أداء الموردين ويتخذ الإجراءات اللازمة لضمان الامتثال لكافة المعايير الخاصة بالجودة والخدمات المختلفة.
• قسم اللوجستيات والتوريد الذي يدير عمليات الشحن واستلام المواد وضمان توافرها في المكان والزمان المحددين ويتعامل مع قضايا النقل وتخزين المواد.
• بالإضافة إلى قسم أنظمة المعلومات والتكنولوجيا الذي يقوم بتنفيذ وصيانة نظم المعلومات المتخصصة في إدارة المشتريات والمخازن ويساهم في تحسين استخدام التكنولوجيا لتحقيق فعالية أكبر في العمليات الخاصة بالشراء والمفاوضات.
• قسم الجودة وضمان الجودة الذي يراقب ويقيم جودة المواد التي تم شرائها ويضمن الامتثال للمعايير المطلوبة مع ضمان تلبية المنتجات للمعايير والمواصفات المحددة.
• القسم المالي الذي يدير الجوانب المالية لعمليات الشراء بما في ذلك ميزانيات الشراء والتقارير المالية.

طريقة تطوير إدارة المشتريات والمخازن

بعد أن تعرفنا على أهمية ادارة المشتريات والمخازن نوضح أن هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها تطوير تلك الإدارة وهي كالتالي:

• ضرورة تقييم العمليات الحالية لفهم التحديات ونقاط القوة وتحديد المناطق التي تحتاج إلى تحسين وتحديد الفجوات التي تظهر في الأداء.
• تطوير استراتيجية متكاملة وشاملة تتعلق بالتخطيط للمشتريات والتخزين مع التأكد من مواءمة تلك الاستراتيجية مع أهداف واحتياجات الشركة.
• استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحسين عمليات الشراء وتسهيل الإجراءات واعتماد نظم إدارة العلاقات مع الموردين مثل(SRM) لتعزيز التعاون مع الموردين.
• مراجعة تصميم وتنظيم المستودعات لتحسين استخدام المساحة وتيسير عمليات الوصول إلى المشتريات مع تحسين نظام تخزين المعلومات لتوفير إدارة مخزون دقيقة.
• تقديم تدريب منتظم لفريق العمل حتى يتم التعرف على أحدث أساليب إدارة المشتريات والمخازن والتأكد من فهم العاملين لأفضل الممارسات وتقنيات التحسين المتنوعة.
• استخدام نظم المعلومات المتقدمة لتحسين الرؤية الشاملة لجميع العمليات مع تحليل البيانات التي تهدف إلى فهم الاتجاهات المختلفة.
• تشجيع العاملين في تلك الإدارة على الابتكار والبحث عن حلول جديدة لتحسين العمليات المختلفة، مع إنشاء آليات تهدف إلى تقديم مقترحات لتحسين المشتريات والمخازن.
• تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية وتقييمها بانتظام مع استخدام البيانات لتحديد فرص التحسين وقياس تقدم الإدارة.
• تعزيز التعاون بين مختلف الأقسام داخل المؤسسة وتحفيز التفاعل وتبادل المعلومات بين أقسام المشتريات والمخازن والأقسام الأخرى.

وظائف ادارة المشتريات والمخازن

تضم ادارة المشتريات والمخازن العديد من الوظائف والتي يكون أهمها كالتالي:

• مدير المشتريات.
• مسؤول المشتريات.
• مدير المخازن.
• موظفي المخازن.
• مسؤول التوزيع.
• خبير تكنولوجيا المعلومات.
• مدير الجودة وضمان الجودة.
• المدير المالي.
• مدير التدريب وتطوير الموظفين.